行业现状

（1）    医药行业是一个与生命科学紧密相关的产业，在世界范围内，医药行业的发展速度一般高于其它行业，涉及到先进技术和手段高度融合的高科技产业群体，影响着国民健康、社会稳定和经济发展。

（2）    目前社会中制药过程主要有：研究阶段、技术市场化阶段、生产上市三个阶段。

（3）    大规模生产期间会有大量的生物数据分析报告，在制药行业，国内外各类质量法规对与药品质量密切相关的数据、记录和文件的完整性、真实性和可追溯性都普遍提出了非常严格的要求。因此对流程审批的要求非常高。

面临的问题

（1）    医药资料的数据庞大，缺乏统一的管理平台进行管理，医药信息难以进行有效整合

（2）    流程审批复杂繁琐不够便捷，文件修改不通过审批流程可能导致严重后果，文件的审批流转缓慢，缺乏严谨高效的程序，可能导致工作失误

（3）    医药员工离职或调岗后，项目的整体研究设计方案丢失、外泄，严重威胁到文档安全

（4）    有人非法侵入至服务器中将重要机密文件拷贝带走，导致行业机密外泄

（5）    医药资料散落在员工的个人电脑上，一旦电脑中毒、硬件损坏，导致文件全部丢失，会带来严重后果

（6）    对文件的信息的追踪不方便，无法快速查出生产过程中原料药到成品药的谱系和批次流转的追踪不方便，出现问题不能查找原因

（7）    生产中的偏差情况、返工情况、不合格品处理情况没有记录

（8）    医药信息数据庞大，种类众多，更新速度非常快，查找信息起来非常不方便，普通的搜索功能无法满足该行业的需求

（9）    不按规定划分批号，修改批号随意性强，造成批号混乱现象

（10） 生产过程中的历史数据难以得到保存和查询，给后续的工作进行带来阻碍  

解决方案

电子文件管理系统专注于为客户打造一个海量文档存储系统和灵活高效的文档数据管理平台。通过可以统一的对医药文档资料以及其它资料进行一站式管理。彻底解决医药行业文档管理使用难题

（1）    提供海量存储平台：所有文档集中存储，提供海量PB级存储空间，支持断点续传，所有存储的资料文件均采用加密保存形式。保障数据完整性和安全性

（2）    通过完整的备份功能：系统支持自动备份，支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在时间进行恢复，充分保证医药文件的完整和安全

（3）    提供完善的权限管理：可以对工作人员进行多维度多层次的权限管理，保障工作人员在职能明确的分类下根据相应的权限进行文档管理，在保障文件安全的基础上，保证文件的合理灵活使用，提高工作效率

（4）    系统文档使用加密存储：支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用使用医药资料。 开启文档存储加密后，系统会对文档资料混淆加密，一旦医药资料文件被非法窃取，在其他设备中无法打开

（5）    版本管理：提供医药文件的新版本，保留生产过程中的历史数据，提供各种历史版本对比功能，方便专业人员识别文件资料的变化，杜绝因使用错误的版本导致严重损失现象的发生

（6）    强大的搜索功能：系统拥有强大的搜索引擎，帮助用户快速精确查找所需的文件，可按照时间、类别、标签、文件位置等方式访问，支持模糊智能搜索，支持可以根据不用的筛选条件进行文件搜索，帮助医药从事人员快速找到所需资料文件

（7）    文件支持自动编号：文档系统提供支持自动编号功能，让集中管理的医药生产资料批号按需要排列序号，减少了手动输入整理的时间，使大量资料管理起来更加便捷

（8）    日志报表：系统自动记录所有成员的文件操作记录及管理日志，可以自动生成数据图表报表，使数据更加生动形象，可随时查阅监管，高级管理员后台可查。信息数据一键掌控

（9）    审批流程方案：通过系统内部构架的流程系统实现快速审批功能，通过配套的电子签章，短信功能等快速实现文件流转和工作审批。使医药生产工艺按流程进行，严格而灵活的符合S88标准的批次要求执行

（10） 消息通知：系统支持即时消息的发送，用户可以及时掌握了解文档的新动态，快速实现互联互通。提醒医药人员查看或下载新的文档资料，帮助工作人员交流，更加便捷

（11） 纸质文档电子化：系统还支持提供OCR识别系统，可以通过扫描集成快速识别文字图片等纸质文件，并根据客户的指定规则智能分类，快速帮助医药行业实现电子信息管理，并且减少人工工作压力和错误的产生

实现价值

（1）    通过提供专业的文档管理系统平台，支持海量的存储空间和文档资料协同使用。

（2）    将所有的文档资料安全高效的进行管理，保障医药文件的安全，降低泄密损坏等风险。

（3）    通过信息化管理提高企业的生产力，提高工作效率，通过信息化管理帮助医药企业提高生产管理水品，提高竞争力

（4）    通过，保障了所有的GMP体系文件、文档资料规范化，保障企业内部运转一切有章可循

（5）    严格把关企业的内部机密资料，严防泄密，进行风险防范和规避