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科研行业电子文件管理系统解决方案

来源:郑州摩维网络科技有限公司 发布时间:2020-09-27 11:13:54

行业现状

(1)    科技企业往往信息化程度较高,企业已经存在有多种办公应用系统。

(2)    工作中产生的大量文档资料分散存储在各个系统和各个电脑之中,缺乏统一的存储和管理。

(3)    企业的数据安全存在极大风险,文档查找、使用的速度缓慢,影响员工的工作效率。

(4)    科技企业急需一个统一的文档管理平台,一步解决企业的所有文档管理问题。

 

面临的问题

(1)    企业应用系统众多,各个系统内的文件存储散乱,缺乏统一的管理,带来安全风险

(2)    文档数量巨大,种类繁多,文档检索速度缓慢,损耗企业的人力时间成本,影响办公效率

(3)    机密文档缺乏完善的监管制度,当企业人员流动时,容易发生企业文档丢失、泄漏等事故

(4)    企业与客户间的文件传递、信息沟通等依然采取传统的邮件、QQ等方式,不仅传输速度缓慢,也存在极大的影响文件安全

(5)    企业内部各个部门间项目交叉现象普遍,缺乏有效的人员管理,协同效率不高

 

解决方案

电子文件管理系统是一款集先进管理理念与科技水平与一体的专业级企业文档管理平台,能够解决企业文档的存储、传输、使用等问题,在保障企业文档安全性的前提下,大幅提升企业的文档管理水平,加强企业的办公效率

(1)    建立完善的用户管理制度,对企业人员进行多维度多层次管理,一人可以对应多个角色,方面企业跨部门、跨项目的人员管理,提升员工的协同工作效率

(2)    通过完整的备份功能,系统支持自动备份,支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。 当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在时间进行恢复,充分保证内部核心文件的完整和安全

(3)    系统拥有强大的搜索引擎,用户不仅可以根据时间、类别、标签、文件位置等多种条件进行查找,还可以通过全文搜索和模糊智能搜索功能,快速定位查找所需的文件,降低查找时间,提高工作效率

(4)    系统自动记录全公司范围内所有文件的操作记录及管理日志,可随时查阅监管各种人员的文档操作行为,避免疏漏任何一个管理细节,随时掌控文档动态

(5)    建立规范严谨的权限管理制度,拥有自由组合的权限管理方式,确保企业所有的文档操作均受到有效管理,不仅保障了企业文档的安全性,避免丢失、泄露等风险,同时提高员工的工作效率

(6)    搭建统一的企业内部文件流转平台,拥有文件推荐、发布、订阅等多种功能,安全、便捷的实现企业文件的分享和传递,保障文件的安全性与时效性

(7)    根据企业需求可是自定义企业审批流程,实现流程固化,大大缩短文件审批时间,加快文件流转速度,提升企业的办公效率

 

实现价值

(1)    能够集成企业已有的各种IT应用系统,集中存储所有企业文档,实现统一管理、统一备份,保障文档安全。

(2)    完善的用户管理和权限管理制度,避免文档的泄漏、丢失等风险,同时便于企业跨部门、跨项目间的人员管理,提升企业的办公效率。

(3)    通过能够一步解决企业所有的文档管理难题,推进企业的信息电子化和办公自动化升级

 


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